Rapport d’agent de sécurité : les 10 éléments essentiels à inclure
Les rapports d’intervention sont un élément fondamental du travail des agents de sécurité. Ils permettent non seulement de documenter les événements, mais aussi de garantir que l’agent est vigilant, réactif et qu’il suit les procédures de sécurité. Un bon rapport d’intervention peut être un indicateur important de la qualité de service, il permet à l’entreprise de suivre les actions menées et constitue une preuve en cas de réclamation.
De plus en plus de clients demandent à recevoir ces rapports, ce qui les rend essentiels pour maintenir une relation de confiance avec le client. Des rapports de mauvaise qualité peuvent nuire à cette relation et, dans certains cas, entraîner la perte de contrats pour l’agence. Les rapports peuvent être faits de différentes manières selon l’agence et le client, que ce soit via une application mobile, un document Word ou en format papier.
Chez Charco Sécurité, la fréquence des rapports est d’au moins toutes les 60 minutes pendant la journée et aux 30 minutes la nuit. Dans cet article, nous allons explorer les 10 éléments essentiels que chaque rapport d’intervention d’agent de sécurité doit absolument contenir.
L’heure d’arrivée et de début du quart
Le tout premier élément à inclure dans un rapport d’intervention est l’heure d’arrivée sur le site ainsi que l’heure exacte à laquelle le quart de travail commence. Cela permet de prouver que vous avez bien respecté votre emploi du temps et d’assurer un suivi précis. Voici ce que vous devez indiquer :
Heure d’arrivée sur le site : Précisez l’heure exacte de votre arrivée sur le site. Cela peut aussi inclure des détails comme l’état du site à votre arrivée.
Heure de début du quart de travail : Indiquez à quel moment vous avez réellement commencé votre service, ce qui est crucial pour suivre les horaires de sécurité.
Ces informations permettent à la direction et aux clients de s’assurer que l’agent est arrivé à l’heure et que les tâches de sécurité ont débuté conformément à la planification.
Le constat à votre arrivée
Dès que vous arrivez sur le site, il est important de noter votre observation de l’état des lieux. Cette étape permet de créer un point de départ clair pour l’évolution de la situation pendant votre quart de travail. Vous devez détailler les éléments suivants :
État du site : Y a-t-il des anomalies ou des signes d’incidents ?
Conditions générales : Le site est-il calme ou y a-t-il des alertes à signaler ?
Un constat précis et détaillé montre que l’agent est attentif à son environnement et est prêt à réagir si nécessaire.
Le suivi des interventions en temps réel
Il est crucial d’écrire des événements ou interventions dès qu’ils se produisent, ou dès que vous en avez connaissance. Ne reportez pas l’écriture des rapports à plus tard pour éviter d’oublier des détails importants. Voici les éléments à consigner en temps réel :
Interventions et actions : Détaillez chaque intervention, qu’il s’agisse d’une alerte, d’une demande d’assistance ou d’une situation de sécurité particulière.
Contexte de l’intervention : Mentionnez les raisons de l’intervention, l’endroit précis où elle a eu lieu et les mesures prises.
Ce suivi permet de prouver que vous êtes réactif et vigilant tout au long de votre quart. Par exemple, notez immédiatement si un comportement suspect est observé et la façon dont vous y avez réagi.
Les déplacements et pauses
Tout agent de sécurité a droit à des pauses, mais il est important de documenter ces moments dans votre rapport pour garantir qu’ils sont pris dans les règles. Voici ce qu’il faut inclure concernant les déplacements et les pauses :
Préciser vos déplacements : Si vous vous déplacez de votre poste pour prendre une pause, aller aux toilettes ou prendre un repas, il est important de l’indiquer dans votre rapport.
Pause repas et pauses courtes : Notez les horaires de vos pauses. Par exemple, « À 12 h 15, j’ai quitté mon poste pour une pause de 15 minutes. À 12 h 30, je suis revenu sur place ».
Cela permet à votre employeur et à vos clients de suivre le bon déroulement de votre service et de garantir que vous êtes toujours bien présent lors des rondes de sécurité.
Les détails sur la relève
La relève est un moment clé dans la transmission des informations entre agents. Il est donc crucial d’indiquer précisément l’heure de votre relève et la manière dont elle s’est effectuée. Cela permet de garantir une continuité dans les mesures de sécurité. Voici ce qu’il faut faire :
L’heure de la relève : Indiquez l’heure exacte à laquelle la relève arrive.
Transmission d’informations : Mentionnez brièvement les informations importantes que vous avez transmises à l’agent de relève, comme les événements de votre quart ou les éléments à surveiller.
Un bon rapport de relève montre la communication efficace entre les agents, ce qui est essentiel pour maintenir un environnement sécurisé.
La mention des événements sans importance, mais notables
Parfois, il peut sembler qu’aucun événement important ne mérite d’être noté, mais il est essentiel d’inclure même des détails anodins dans votre rapport. Ne jamais laisser un rapport vide ou conclure par un « RAS » (rien à signaler). Voici quelques exemples :
Événements anodins mais importants : Si un détenu dort, si un patient va aux toilettes, ou si une alarme se déclenche à l’extérieur, ces détails doivent être notés. Cela montre non seulement que vous êtes présent et attentif, mais elles fournissent également un enregistrement précis des événements, ce qui peut être utile à la fois pour vous et pour le client.
Signaler les bruits ou alertes : Même si une alarme extérieure est sans conséquence, il est important de la mentionner. Cela permet de suivre le processus de gestion des alertes.
Plus votre rapport est détaillé, plus il sera fiable et professionnel.
Les observations sur la situation psychologique des personnes surveillées
Les agents de sécurité sont souvent amenés à surveiller des personnes dans des situations stressantes ou émotionnelles. Il est donc important de documenter l’état psychologique des individus que vous surveillez. Voici comment procéder :
Utiliser des termes neutres : Utilisez des expressions comme « semble nerveux », « semble calme », ou « semble avoir mal ». Il est important de préciser que ce ne sont que des impressions, car vous ne pouvez pas affirmer avec certitude l’état d’une personne.
Rester objectif : Ne laissez pas d’opinions subjectives dans vos rapports. Par exemple, au lieu de dire « le détenu est en colère », écrivez « le détenu semble agité ».
Cela permettra de fournir un compte rendu précis sans spéculer sur la situation.
Le respect de la confidentialité et de l’anonymat
Les rapports doivent respecter la confidentialité des informations, surtout si vous travaillez avec des personnes dans des contextes sensibles (prison, hôpital, etc.). Voici quelques conseils à suivre :
Utiliser des codes ou des termes généraux : Par exemple, dans un environnement de sécurité, évitez de mentionner des noms précis. Utilisez plutôt des termes comme « #cellule » ou « #intervenant ».
Ne jamais divulguer de détails privés : Par exemple, dans un hôpital ou un centre de détention, évitez de mentionner des informations personnelles sur les individus que vous surveillez..
Respecter la confidentialité est essentiel pour garantir la sécurité de toutes les parties impliquées.
Utilisation d’un langage professionnel et sans fautes
Un rapport bien rédigé reflète non seulement votre professionnalisme, mais aussi la rigueur avec laquelle vous effectuez votre travail. Voici quelques recommandations :
Orthographe et grammaire : Relisez toujours votre rapport avant de l’envoyer pour éviter toute faute de frappe ou d’orthographe.
Langage neutre et professionnel : Ne laissez aucune place aux jugements ou aux émotions. Restez factuel et précis, en utilisant un langage simple et clair.
Un rapport soigné témoigne de votre sérieux et peut influencer positivement votre évaluation par vos supérieurs.
La fin du rapport : Clôturer de manière claire
Enfin, lorsque vous terminez votre quart de travail, il est important de clore votre rapport de manière claire. Voici ce que vous devez inclure :
Heure de fin : Mentionnez l’heure exacte à laquelle vous avez terminé votre service.
Résumé final : Si nécessaire, indiquez un résumé des actions effectuées, des incidents rapportés, ou des éléments importants à communiquer à l’agent de relève.
Un rapport bien clôturé garantit que tous les événements sont bien pris en compte et que votre relève dispose des informations nécessaires pour la suite de la surveillance.
Conclusion
Un rapport d’intervention bien rédigé est une preuve de votre professionnalisme et de votre vigilance. En suivant ces 10 éléments essentiels, vous pourrez garantir que vos rapports sont complets, précis et respectent les standards de sécurité les plus élevés. Chez Charco Sécurité, nous encourageons tous nos agents à prendre le temps de rédiger des rapports détaillés, car ces documents sont essentiels non seulement pour assurer la sécurité, mais aussi pour refléter la qualité de votre travail.
Avec la demande croissante des clients qui souhaitent recevoir régulièrement ces rapports, il est plus important que jamais de garantir qu’ils soient clairs et professionnels. Des rapports de mauvaise qualité peuvent nuire à la réputation de l’agence et, dans certains cas, entraîner la perte de contrats. Un rapport de qualité est un gage de professionnalisme, et il peut aussi vous aider à vous faire remarquer pour des promotions ou des responsabilités accrues.
Pour en savoir plus sur les normes qui régissent les agents de sécurité, vous pouvez consulter le Règlement sur les normes de comportement des titulaires de permis d’agent qui exercent une activité de sécurité privée.
N’oubliez pas que des rapports soignés peuvent aussi être influencés par une solide formation : découvrez les formations requises pour obtenir les permis en sécurité privée au Québec et l’importance des 5 qualités personnelles essentielles pour un agent de sécurité.
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