Lorsque vous sollicitez des services de sécurité pour protéger un événement, un site commercial, une propriété privée ou toute autre mission, il est crucial de fournir une demande de soumission aussi claire et détaillée que possible. Cela permettra non seulement d’obtenir un devis précis, mais aussi de s’assurer que les agents de sécurité fournis sont qualifiés, expérimentés et capables de répondre aux besoins spécifiques de la mission. Une soumission incomplète ou mal formulée peut entraîner une couverture de sécurité inappropriée ou des surprises dans le devis.

Dans cet article, nous vous guidons à travers les 7 éléments essentiels que vous devez absolument inclure dans votre formulaire de soumission pour garantir que vous obtiendrez des agents de sécurité qualifiés et compétents pour votre mission. Nous explorerons également les facteurs qui peuvent influencer une soumission, notamment les primes de formation, les équipements nécessaires, les critères spécifiques liés à la mission, et la nécessité de fournir des informations précises comme l’adresse du lieu et les dates de la mission.

La description détaillée des services de sécurité nécessaires

Le premier et plus important élément à inclure dans votre demande est une description précise des services de sécurité que vous recherchez. Le secteur de la sécurité est vaste, et chaque mission nécessite des services différents. Par exemple, la sécurité d’un événement nécessite des ressources différentes de celles requises pour la surveillance d’un site de construction ou d’une propriété privée.

Ce que vous devez inclure :

• Type de service : Sécurité événementielle, gardiennage de site, patrouilles mobiles, contrôle d’accès, gestion de la foule, etc.
• Détails spécifiques : Par exemple, s’agit-il d’un événement intérieur ou extérieur, la taille du site ou du nombre de participants, les risques potentiels, et les zones spécifiques à surveiller.
• Durée et fréquence du service : S’agit-il d’un service ponctuel ou récurrent ? Si récurrent, à quelle fréquence (quotidien, hebdomadaire, etc.) ?

Cette description permettra à l’agence de déterminer combien d’agents seront nécessaires et quel type de formation ou de qualification les agents doivent posséder.

Le nombre d’agents nécessaires et leurs qualifications

Le nombre d’agents requis est un élément clé pour une soumission bien calibrée. Il est essentiel de déterminer combien d’agents seront nécessaires pour couvrir correctement votre site ou votre événement. Le nombre d’agents varie en fonction de la taille du site ou du nombre de participants à l’événement, mais il est également important de préciser les qualifications spécifiques que vous attendez de vos agents.

Ce que vous devez inclure :

• Nombre d’agents nécessaires : Indiquez combien d’agents sont nécessaires pour garantir une couverture adéquate. Par exemple, un grand événement avec une foule de plusieurs milliers de personnes nécessitera plus d’agents qu’un petit événement.
• Qualifications spécifiques : Selon la nature de l’événement ou du site, vous pourriez avoir besoin d’agents avec des qualifications particulières. Par exemple, des agents formés en premiers secours, en sécurité incendie, en service à la clientèle ou en surveillance d’installations sensibles.

Certaines formations spécifiques octroient des primes, et il est impératif que l’agence soit au courant pour déterminer si elle dispose des agents adéquats. Les primes liées à ces formations peuvent influencer le coût global de la soumission.

Les primes de formation à connaître :

• Prime P-1 : Formation spéciale pour combattre les incendies. Si un agent a cette formation et est assigné à une équipe de lutte contre les incendies, une prime est versée.
• Prime P-4 : Formation en secourisme, RCR et défibrillateur (minimum 16 heures). Les agents certifiés dans ce domaine peuvent recevoir cette prime.
• Prime P-10 : Attestation exigée pour des secteurs spécifiques comme la construction.
• Prime P-8 : Formation sur l’usage de la force pour les agents travaillant dans des secteurs judiciaires ou parajudiciaires.

Ces informations doivent absolument être incluses pour s’assurer que l’agence peut envoyer des agents qualifiés et disposant des certifications nécessaires.

Les horaires de service et la durée de la mission

Les horaires de service sont un autre facteur important dans le calcul du coût d’une mission. Certains services peuvent nécessiter une couverture 24/7, tandis que d’autres n’ont besoin que d’une couverture ponctuelle, par exemple pendant un événement d’une journée.

Ce que vous devez inclure :

• Heures de service : Indiquez les horaires spécifiques pour lesquels vous avez besoin d’agents. Par exemple, si vous avez besoin d’une couverture de jour ou de nuit, si vous nécessitez une surveillance 24/7 ou simplement durant un événement spécifique.
• Durée de la mission : Si vous avez besoin de sécurité pour un jour seulement ou si vous souhaitez un service récurrent (hebdomadaire, mensuel, etc.), précisez la durée exacte.

Il est également important de mentionner si la mission implique des horaires flexibles ou des horaires spécifiques à respecter pendant les jours fériés ou les weekends. Certaines missions peuvent également inclure des primes pour les heures de travail de nuit ou pendant des jours fériés.

Les équipements nécessaires

Certaines missions nécessitent des équipements spécifiques pour garantir une bonne couverture de sécurité. Par exemple, des radios pour communiquer, des véhicules pour effectuer des rondes mobiles, ou des caméras de surveillance pour surveiller certains points.

Ce que vous devez inclure :

• Équipements requis : Indiquez les équipements spécifiques dont vous avez besoin. Cela pourrait inclure des radios, des véhicules de patrouille, des caméras de surveillance, des systèmes de contrôle d’accès, etc.
• Fourniture d’équipements : Précisez si vous avez l’intention de fournir l’équipement nécessaire ou si l’agence devra le fournir.

Certains équipements supplémentaires peuvent avoir un impact sur le coût final de la soumission, donc il est important d’être clair sur ce point.

Le budget disponible

Il est essentiel de définir un budget approximatif pour les services de sécurité afin que l’agence puisse adapter sa soumission à vos contraintes financières. Cela permet également d’éviter les surprises ou les malentendus lorsqu’il s’agit de déterminer les coûts.

Ce que vous devez inclure :

Flexibilité du budget : Si vous avez un budget flexible et êtes prêt à discuter de certaines options, indiquez-le afin que l’agence puisse vous proposer des alternatives qui correspondent à vos besoins.

Budget estimé : Donnez une estimation réaliste du budget disponible pour les services de sécurité. Cela permettra à l’agence de proposer des solutions adaptées à votre budget.

Les exigences légales et réglementaires

Les services de sécurité sont régis par des lois strictes, et il est impératif que l’agence respecte toutes les réglementations locales, provinciales et nationales. Certaines missions nécessitent des vérifications particulières des antécédents ou des formations spécifiques.

Ce que vous devez inclure :

• Conformité légale : Si vous avez des exigences légales spécifiques, comme des vérifications des antécédents criminels ou des formations spécialisées, mentionnez-le dans votre demande.
• Vérification des antécédents : Précisez si vous souhaitez que l’agence vérifie les antécédents criminels des agents qui seront envoyés à votre site.

Cela garantit que les agents respectent les exigences locales et sont conformes aux normes en vigueur.

Les conditions de travail spécifiques

Enfin, il est essentiel de fournir des détails sur les conditions de travail. Cela inclut des informations sur le type d’environnement de travail (zone industrielle, événement extérieur, site commercial), ainsi que des risques ou des exigences spécifiques à prendre en compte.

Ce que vous devez inclure :

• Type d’environnement : Décrivez le site ou l’événement à surveiller (zone industrielle, événement extérieur, centre commercial, etc.).
• Conditions particulières : Si des risques particuliers existent (par exemple, la gestion d’une foule nombreuse, des zones sensibles), assurez-vous de les préciser.

Cela aidera l’agence à affecter des agents ayant l’expérience et les qualifications appropriées à votre situation..

Liste de vérification : Ce que vous devez absolument inclure dans votre demande de soumission

Voici une liste complète des éléments à inclure dans votre formulaire de soumission pour garantir que votre demande soit claire, précise et exhaustive. Vous pouvez la copier-coller dans votre courriel ou formulaire et la remplir pour obtenir une soumission personnalisée et complète :

1. Adresse du lieu et dates de la mission

• Lieu exact où les services de sécurité seront fournis
• Dates et horaires des services requis

2. Description des services de sécurité nécessaires

• Type de service demandé (sécurité événementielle, gardiennage, patrouilles mobiles, etc.)
• Détails spécifiques concernant le site ou l’événement (taille, nombre de participants, risques, etc.)
• Services supplémentaires comme le contrôle d’accès, la gestion de la foule, etc.

3. Nombre d’agents nécessaires et leurs qualifications

• Nombre d’agents nécessaires
• Compétences spécifiques requises (formation en service à la clientèle, secourisme, etc.)
• Certifications nécessaires (sécurité incendie, gestion de crise, etc.)

4. Horaires et durée de la mission

• Durée de la mission (ponctuelle, récurrente, 24h/24, etc.)
• Horaires spécifiques (jours, nuits, weekends, jours fériés)

5. Exigences légales et réglementaires

• Conformité aux exigences légales (vérifications de sécurité)
• Précisions sur les certifications, vérifications d’antécédents

6. Budget disponible

• Estimation budgétaire réaliste
• Précisions sur la flexibilité du budget

7. Conditions de travail et spécificités du site

• Description du site ou de l’événement
• Précisions sur les risques ou exigences spécifiques

Une demande de soumission complète pour des agents de sécurité qualifiés

En résumé, une demande de soumission bien détaillée et structurée est la clé pour garantir que vous obtiendrez des services de sécurité adaptés à vos besoins. En fournissant des informations complètes sur le type de service, le nombre d’agents, les qualifications nécessaires, les équipements, les horaires, le budget et les exigences légales, vous vous assurez de recevoir une soumission précise qui répondra à vos attentes.

Si vous êtes prêt à demander une soumission pour des services de sécurité, n’hésitez pas à remplir notre formulaire de soumission ici pour recevoir une offre personnalisée.

Vérifiez si votre fournisseur de services de sécurité est dûment enregistré en consultant le registre des entreprises du BSP.

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